Datenschutzerklärung nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Reitverein Kommern-Eicks e.V.
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit den geltenden europäischen und nationalen Rechtsvorschriften.
Der Reitverein Kommern-Eicks e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Vereinsveranstaltungen). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzerklärung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Vereinsveranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen (PC) als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen (z.B. Teilnehmer-/Startlisten) weitergegeben.
2. Auf der Internetseite des Vereins (Impressum) werden die Daten von Mitgliedern des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse Verein und Telefonnummer Verein veröffentlicht.
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten durch Dritte zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit ausdrücklich widersprochen. Der Anbieter und alle auf dieser Website genannten Personen widersprechen hiermit jeder kommerziellen Verwendung und Weitergabe ihrer Daten.
Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-Mails, oder der kommerziellen Verwendung und Weitergabe ihrer Daten vor.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Er stellt sicher, dass die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweils verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstand) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein eine vereinseigene E-Mail-Adresse ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Adressen verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
3. Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme durch E-Mail genutzt werden kann. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert.
Diese Daten sind:
- Name
- E-Mail Adresse
- Betreff
- Inhalt
Ihre Einwilligung für die Verarbeitung der Daten wird durch den Absendevorgang erteilt. Auf diese Datenschutzerklärung wurde verwiesen. Sie willigen weiterhin ein, dass Sie von uns auf diesem Weg auch kontaktiert werden dürfen, um Ihr Anliegen zu beantworten.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel nicht mindestens 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benannt.
§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzerklärung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der DSGVO vorgesehen sind, geahndet werden.
3. Kommt es zu Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und ist diese mit einem Risiko für die Rechte und Freiheiten von Betroffenen verbunden, dann hat der Verantwortliche unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden die Aufsichtsbehörde und unter Umständen auch die betroffene Person zu benachrichtigen.
§ 10 Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzpraktiken und diese Datenschutzerklärung abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Mögliche Änderungen unserer Datenschutzpraktiken werden entsprechend an dieser Stelle bekannt gegeben. Beachten Sie hierzu bitte das aktuelle Versionsdatum der Datenschutzerklärung.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzerklärung des Vereins tritt am 25.05.2018 in Kraft.
Stand: 25.05.2018
Merkblatt Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO
Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.
1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:
Reitverein Kommern-Eicks e.V., Alte Schulstraße 49a, 53894 Mechernich,
Verantwortliche gem. „Impressum“ ; Telefon: 0 24 43/86 34,
E-Mail: über www.reitverein-kommern-eicks.de /Kontakt
2. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation von Veranstaltungen).
Ferner werden personenbezogene Daten zur Erstellung von Bescheinigungen für die Teilnahme am Wettkampf- und Turnierbetrieb oder zum Nachweis der Mitgliedschaft verarbeitet.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten (Geschlecht/Geburtsjahr) im Rahmen der Bestandserhebung verarbeitet.
3. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit Artikel 7 DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Wettkampf- und Turnierbetrieb der Fachverbände. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
Auf Anordnung der zuständigen Stellen dürfen wir im Einzelfall Auskunft über personenbezogene Daten erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr, zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben von Behörden oder zur Durchsetzung der Rechte am geistigen Eigentum erforderlich ist.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
4. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Wettkampf- und Turnierbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband weitergegeben.
Personenbezogene Daten der Mitglieder (Geschlecht/Geburtsjahr) werden zur Bestandserhebung an den Landessportbund NRW weitergegeben.
5. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
6. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail über die Internetseite www.reitverein-kommern-eicks.de /Kontakt oder der E-Mail Adresse für Mitglieder.
7. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft (Beitrittserklärung) erhoben.
Weiterhin erheben wir personenbezogene Daten über unser Kontaktformular auf unserer Internetseite www.reitverein-kommern-eicks.de /Kontakt.
Sollten die benötigten personenbezogenen Daten nicht erbracht werden, kann dies ggf. die Mitgliedschaft bzw. die Beantwortung der Anfrage unmöglich machen.
Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter http://www.reitverein-kommern-eicks.de /Datenschutz von Ihnen abgerufen werden.
Stand: 25.05.2018